Sends Bot منصّة تتيح لأصحاب الأعمال أتمتة التواصل مع عملائهم عبر واتساب وإنستقرام. من المهم التفريق بين نوعين من البيانات: • **بياناتك أنت** (حسابك، اشتراكك، معلومات متجرك) — نحن المسؤولون عنها ونعالجها وفق هذه السياسة • **بيانات عملائك** (أرقامهم، رسائلهم معك) — أنت المسؤول عنها، ونحن نعالجها **نيابةً عنك** ووفق تعليماتك فقط بعبارة قانونية: أنت "مسؤول البيانات" تجاه عملائك، ونحن "معالج البيانات" لديك. هذا يعني أن التزامك تجاه عملائك — كالحصول على موافقتهم والرد على طلباتهم — يبقى مسؤوليتك أنت.

**معلومات تقدّمها أنت:** • بيانات الحساب: الاسم، البريد الإلكتروني، رقم الهاتف، كلمة المرور (مخزَّنة مجزّأة لا نستطيع قراءتها) • معلومات نشاطك التجاري التي تدخلها لتغذية البوت: اسم المتجر، المنتجات، الأسعار، الصور، سياسات العمل، الأسئلة الشائعة • جهات الاتصال التي ترفعها أو تستوردها • محتوى الحملات والقوالب التي تنشئها **معلومات تنشأ من استخدامك:** • الأرقام والحسابات المرتبطة وحالتها • الرسائل الواردة والصادرة عبر المنصّة ومحتواها • سجلات النشاط والعمليات داخل حسابك • استهلاكك من حدود خطتك **معلومات تقنية:** • عنوان IP، نوع المتصفح والجهاز، بيانات الجلسة • أوقات الدخول **معلومات الدفع:** لا نجمع بيانات بطاقات حالياً — الاشتراك يتم عبر كود تفعيل أو التواصل المباشر. وعند تفعيل الدفع الإلكتروني مستقبلاً ستتم معالجته لدى مزوّد دفع مرخّص، ولن نخزّن بيانات بطاقتك على أنظمتنا.

نعالج بياناتك استناداً إلى: • **تنفيذ العقد** — لتقديم الخدمة التي اشتركت فيها • **المصلحة المشروعة** — لتأمين المنصّة ومنع إساءة الاستخدام وتحسين الخدمة • **الالتزام القانوني** — عند وجود واجب نظامي علينا • **موافقتك** — لأي معالجة اختيارية، ويمكنك سحبها في أي وقت أما بيانات عملائك التي تمرّ عبر المنصّة فنعالجها بصفتنا معالجاً لديك، والأساس القانوني تجاه عملائك مسؤوليتك أنت.

نستخدم البيانات لـ: • تشغيل المنصّة وتقديم الميزات التي اشتركت فيها • توليد ردود البوت اعتماداً على معلومات متجرك التي أدخلتها • إرسال إشعارات تتعلق بحسابك واشتراكك • الدعم الفني والرد على تذاكرك • حماية المنصّة ومنع الاحتيال وإساءة الاستخدام • تحسين الخدمة وقياس الأداء بشكل إجمالي • الامتثال للمتطلبات القانونية **لا نستخدم محتوى رسائلك أو رسائل عملائك لتسويق منتجاتنا، ولا لتدريب نماذج ذكاء اصطناعي.**

عند ربط رقم واتساب بالمنصّة: • **ما نعالجه:** الرسائل الواردة إليك والصادرة منك عبر المنصّة، أرقام المتواصلين معك، الأسماء الظاهرة، أوقات الرسائل وحالات التسليم • **لماذا:** لعرض المحادثات لك، وتوليد الردود الآلية، وتقاريرك • **بيانات الربط:** تُخزَّن مشفّرة، وتُستخدم حصراً لإبقاء رقمك متصلاً بالمنصّة • **عند فصل الرقم:** تُحذف بيانات ربطه فوراً Sends Bot ليست شركة تابعة لواتساب أو Meta ولا معتمدة منهما. استخدامك لواتساب يخضع أيضاً لشروط وسياسات واتساب.

عند ربط حساب إنستقرام بالمنصّة: • **الصلاحيات المستخدمة:** instagram_business_basic، instagram_business_manage_messages • **ما نجمعه:** معرّف الحساب، اسم المستخدم، محتوى الرسائل المباشرة الواردة لمعالجتها والرد عليها • **التخزين:** رموز الوصول مخزّنة مشفّرة • **الاستخدام:** الردود على رسائل عملائك فقط — لا نشارك محتوى الرسائل مع أي طرف خارج ما هو لازم لتوليد الرد • **الحذف:** عند فصل حساب إنستقرام تُحذف جميع رموز الوصول فوراً • **مدة الاحتفاظ:** محتوى المحادثات يُحفظ طالما الحساب نشط، ويُحذف خلال ٣٠ يوماً من إلغاء الاشتراك

عند ربط متجرك الإلكتروني بالمنصّة: • **ما نزامنه:** المنتجات وأسعارها وتصنيفاتها، بيانات عملاء المتجر (الاسم والهاتف)، الطلبات وحالاتها، السلات المتروكة • **لماذا:** ليعرف البوت منتجاتك ويجيب عن حالة الطلبات، ولتتمكّن من تذكير أصحاب السلات المتروكة • **رموز الوصول للمتجر:** مخزّنة مشفّرة وتُستخدم للمزامنة فقط • **التحكّم:** كل نوع مزامنة له مفتاح تشغيل مستقل تتحكّم به من صفحة التكاملات • **عند فصل المتجر:** يُحذف رمز الوصول وسجل أحداث المتجر مباشرةً مسؤولية إبلاغ عملاء متجرك بأنك تستخدم أداة لمراسلتهم تقع عليك.

لتوليد ردّ آلي، يُرسَل إلى مزوّد الذكاء الاصطناعي: نصّ رسالة العميل، وجزء من سياق المحادثة السابق، ومعلومات متجرك اللازمة للإجابة. • المعالجة آلية بالكامل — **لا يقرأ أحد من فريقنا رسائلك أو رسائل عملائك** في المسار الاعتيادي • قد يطّلع عدد محدود من المخوّلين على بيانات محدّدة عند تشخيص عطل تبلّغ عنه أنت، أو عند التزام قانوني • لا يُستخدم محتوى رسائلك لتدريب نماذج الذكاء الاصطناعي • يمكنك إيقاف الرد الآلي كلياً أو لمحادثة بعينها في أي وقت إن كانت لديك بيانات شديدة الحساسية لا ترغب بمرورها على معالجة آلية، تجنّب إدخالها في معلومات متجرك أو أوقف الرد الآلي للمحادثات المعنيّة.

**لا نبيع بياناتك الشخصية ولا بيانات عملائك، لأي جهة، إطلاقاً.** نستعين بمزوّدي خدمة لتشغيل المنصّة، وكلٌّ منهم يصله فقط ما يلزم لأداء دوره: • **Supabase** — استضافة قاعدة البيانات والمصادقة • **Google (Gemini)** — توليد الردود الآلية • **Meta / Instagram** — تكامل المراسلة عبر إنستقرام (يخضع لسياسة خصوصية Meta) • **Resend** — إرسال رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بحسابك • **مزوّد دفع مرخّص** — عند تفعيل الدفع الإلكتروني مستقبلاً وقد نفصح عن بيانات لجهات إنفاذ القانون عند طلب نظامي صريح وملزم. لن نشارك بياناتك مع أي طرف ثالث لأغراض تسويقية.

بعض مزوّدي الخدمة الموضّحين أعلاه يشغّلون بنيتهم في دول أخرى، ما يعني أن بياناتك قد تُعالَج أو تُخزَّن خارج بلد إقامتك. نتعامل فقط مع مزوّدين يلتزمون بمعايير حماية بيانات معترف بها، ونشترط عليهم تعاقدياً حماية البيانات بما لا يقلّ عمّا تنصّ عليه هذه السياسة.

نطبّق إجراءات حماية تشمل: • تشفير البيانات أثناء النقل (SSL/TLS) • تشفير رموز الوصول الحسّاسة أثناء التخزين • **عزل صارم لبيانات كل عميل** — لا يصل أي حساب لبيانات حساب آخر • صلاحيات دقيقة داخل الحساب الواحد، فلا يرى الموظف إلا ما سمحت له به • مراجعة دورية لصلاحيات الوصول وسجلّ لعمليات الإدارة • نسخ احتياطية منتظمة ورغم ذلك، لا يمكن لأي نظام على الإنترنت أن يضمن الأمان المطلق. حافظ على سرّية كلمة مرورك، وأبلغنا فوراً عند اشتباهك بأي وصول غير مصرّح به.

• **رسائل واتساب وإنستقرام:** تُحفظ طوال فترة الاشتراك النشط • **سجلات النشاط:** ٩٠ يوماً • **سجلات تشخيص الردود الآلية:** ١٤ يوماً ثم تُحذف تلقائياً • **رموز الوصول:** تُحذف فور فصل الحساب أو المتجر المرتبط • **عند حذف حسابك:** تُحذف بياناتك خلال ٣٠ يوماً، عدا ما يلزمنا الاحتفاظ به نظامياً (كسجلات الفوترة) • **للطلب الفوري:** privacy@sendsbot.com لطلب حذف بيانات عميل بعينه من عملائك، يمكنك حذفه من جهات اتصالك، أو مراسلتنا وسننفّذ الطلب نيابةً عنك.

لديك الحق في: • **الاطلاع** — طلب نسخة من بياناتك الشخصية لدينا • **التصحيح** — تعديل أي بيانات غير دقيقة • **الحذف** — حذف حسابك وبياناتك • **الاعتراض والتقييد** — على معالجة معيّنة • **سحب الموافقة** — على أي معالجة اختيارية، دون أثر رجعي على ما تمّ قبل السحب • **نقل البيانات** — الحصول على بياناتك بصيغة قابلة للقراءة لممارسة أي حق راسلنا على privacy@sendsbot.com. نردّ خلال ٣٠ يوماً كحدّ أقصى، وقد نطلب ما يثبت هويتك حمايةً لحسابك. وإن لم تقتنع بردّنا، يحقّ لك التقدّم بشكوى للجهة الرقابية المختصة في بلدك.

نستخدم ملفات تعريف الارتباط لأغراض تشغيلية فقط: • الحفاظ على جلسة تسجيل الدخول • تذكّر تفضيلاتك كاللغة ووضع العرض • حماية النماذج العامة من إساءة الاستخدام **لا نستخدم كوكيز إعلانية ولا نتتبّعك عبر مواقع أخرى.** يمكنك التحكّم بالكوكيز من إعدادات متصفحك، مع ملاحظة أن تعطيل الكوكيز التشغيلية يمنع تسجيل الدخول.

المنصّة موجّهة لأصحاب الأعمال ولا تستهدف من هم دون ١٨ عاماً، ولا نجمع بياناتهم عن قصد. إن علمت بأن قاصراً أنشأ حساباً، راسلنا وسنحذف الحساب وبياناته.

قد نحدّث هذه السياسة دورياً. عند أي تغيير جوهري سنخطرك عبر البريد الإلكتروني أو بإشعار داخل المنصّة قبل سريانه. تاريخ آخر تحديث مذكور أعلى هذه الصفحة، واستمرارك في استخدام المنصّة بعد السريان يعني قبولك للسياسة المحدّثة.

لأي استفسار أو طلب يخصّ الخصوصية: 📧 privacy@sendsbot.com 📧 للدعم العام: support@sendsbot.com 📍 أو افتح تذكرة دعم من داخل المنصّة

Sends Bot is a platform that lets business owners automate communication with their customers over WhatsApp and Instagram. It is important to distinguish two kinds of data: • **Your data** (your account, subscription, business information) — we are responsible for it and process it under this policy • **Your customers' data** (their numbers, their messages with you) — you are responsible for it, and we process it **on your behalf** and only on your instructions In legal terms: you are the "data controller" towards your customers, and we are your "data processor". This means your obligations towards your customers — such as obtaining their consent and responding to their requests — remain your responsibility.

**Information you provide:** • Account data: name, email, phone number, password (stored hashed — we cannot read it) • Business information you enter to power the bot: store name, products, prices, images, policies, FAQs • Contacts you upload or import • Campaign and template content you create **Information generated by your use:** • Connected numbers and accounts and their status • Inbound and outbound messages through the platform and their content • Activity and operation logs within your account • Your consumption against your plan limits **Technical information:** • IP address, browser and device type, session data • Login times **Payment information:** We do not currently collect card data — subscriptions are activated via an activation code or direct contact. When online payment is enabled in future it will be handled by a licensed payment provider, and we will not store your card details on our systems.

We process your data on the basis of: • **Performance of a contract** — to provide the service you subscribed to • **Legitimate interests** — to secure the platform, prevent abuse and improve the service • **Legal obligation** — where a statutory duty applies to us • **Your consent** — for any optional processing, which you may withdraw at any time Your customers' data passing through the platform is processed by us in our capacity as your processor; the legal basis towards your customers is your responsibility.

We use data to: • Operate the platform and provide the features you subscribed to • Generate bot replies based on the business information you entered • Send notifications about your account and subscription • Provide technical support and answer your tickets • Protect the platform and prevent fraud and abuse • Improve the service and measure performance in aggregate • Comply with legal requirements **We do not use your message content, or your customers' messages, to market our products or to train AI models.**

When you connect a WhatsApp number: • **What we process:** messages inbound to and outbound from you through the platform, the numbers contacting you, display names, timestamps and delivery states • **Why:** to show you your conversations, generate automated replies, and produce your reports • **Connection data:** stored encrypted and used solely to keep your number connected to the platform • **On disconnection:** connection data is deleted immediately Sends Bot is not affiliated with or endorsed by WhatsApp or Meta. Your use of WhatsApp is also subject to WhatsApp's own terms and policies.

When you connect an Instagram account: • **Permissions used:** instagram_business_basic, instagram_business_manage_messages • **What we collect:** account ID, username, incoming direct message content for processing and replying • **Storage:** access tokens are stored encrypted • **Usage:** replying to your customers' messages only — message content is not shared with any party beyond what is necessary to generate the reply • **Deletion:** when you disconnect your Instagram account, all access tokens are deleted immediately • **Retention:** conversation content is retained while the account is active and deleted within 30 days of subscription cancellation

When you connect your online store: • **What we sync:** products with their prices and categories, store customer data (name and phone), orders and their statuses, abandoned carts • **Why:** so the bot knows your products and can answer order-status questions, and so you can remind customers about abandoned carts • **Store access tokens:** stored encrypted and used only for syncing • **Control:** each sync type has its own independent toggle you control from the Integrations page • **On disconnection:** the access token and the store event log are deleted immediately Informing your store's customers that you use a tool to message them is your responsibility.

To generate an automated reply, the following is sent to the AI provider: the text of the customer's message, part of the preceding conversation context, and the business information needed to answer. • Processing is fully automated — **no member of our team reads your messages or your customers' messages** in the normal course • A limited number of authorised personnel may access specific data when diagnosing a fault you report, or where legally required • Your message content is not used to train AI models • You can turn automated replies off entirely, or for a single conversation, at any time If you hold highly sensitive data you would rather not pass through automated processing, avoid entering it into your business information, or disable automated replies for the conversations concerned.

**We never sell your personal data or your customers' data, to anyone.** We rely on service providers to operate the platform, each receiving only what is necessary for their role: • **Supabase** — database hosting and authentication • **Google (Gemini)** — generating automated replies • **Meta / Instagram** — Instagram messaging integration (subject to Meta's privacy policy) • **Resend** — sending account-related emails • **A licensed payment provider** — when online payment is enabled in future We may disclose data to law enforcement upon an explicit and binding legal request. We will never share your data with third parties for marketing purposes.

Some of the service providers listed above operate infrastructure in other countries, which means your data may be processed or stored outside your country of residence. We work only with providers that adhere to recognised data protection standards, and we contractually require them to protect data to a standard no lower than this policy sets out.

We apply protective measures including: • Encryption of data in transit (SSL/TLS) • Encryption of sensitive access tokens at rest • **Strict isolation of each customer's data** — no account can reach another account's data • Granular permissions within a single account, so a staff member sees only what you allowed • Periodic review of access permissions and an audit log of administrative operations • Regular backups That said, no system on the internet can guarantee absolute security. Keep your password confidential and notify us immediately if you suspect any unauthorised access.

• **WhatsApp and Instagram messages:** retained throughout the active subscription period • **Activity logs:** 90 days • **Automated-reply diagnostic logs:** 14 days, then deleted automatically • **Access tokens:** deleted as soon as the related account or store is disconnected • **When you delete your account:** your data is deleted within 30 days, except what we are legally required to retain (such as billing records) • **For an immediate request:** privacy@sendsbot.com To request deletion of a specific customer's data, you can delete them from your contacts, or write to us and we will carry out the request on your behalf.

You have the right to: • **Access** — request a copy of the personal data we hold about you • **Rectification** — correct any inaccurate data • **Erasure** — delete your account and data • **Object and restrict** — certain processing • **Withdraw consent** — for any optional processing, without retroactive effect on what occurred before withdrawal • **Portability** — obtain your data in a readable format To exercise any right, write to privacy@sendsbot.com. We respond within 30 days at most, and may ask for proof of identity to protect your account. If you are not satisfied with our response, you have the right to lodge a complaint with the competent supervisory authority in your country.

We use cookies for operational purposes only: • Maintaining your login session • Remembering preferences such as language and display mode • Protecting public forms from abuse **We do not use advertising cookies and we do not track you across other websites.** You can control cookies from your browser settings, noting that disabling operational cookies prevents logging in.

The platform is intended for business owners and does not target anyone under 18, and we do not knowingly collect their data. If you become aware that a minor has created an account, write to us and we will delete the account and its data.

We may update this policy periodically. For any material change we will notify you by email or an in-platform notification before it takes effect. The last-updated date is shown at the top of this page, and continuing to use the platform after the effective date means you accept the updated policy.

For any privacy question or request: 📧 privacy@sendsbot.com 📧 General support: support@sendsbot.com 📍 Or open a support ticket from within the platform